REALISASI ENVIRONMENT DIGITAL SERVICES (EVIDEN) di LINGKUNGAN FH UGM
Saat ini, kita berada dalam era Revolusi Industri 4.0 yang dicirikan dengan penerapan teknologi modern dalam berbagai bidang. Era ini mengarah pada suatu tatanan kehidupan yang dikenal dengan Digitalisasi. Memasuki era yang serba digital, serba online yang mampu memberikan berbagai keuntungan seperti kemudahan dan keefektifan. Hal tersebut dapat dirasakan di banyak sektor, diantaranya sandang, pangan, pendidikan, kesehatan, serta sektor lainnya.
Pemanfaatan perkembangan teknologi sebagai basis dasar digitalisasi dinilai mampu memangkas berbagai tahapan-kekurangan dalam aktivitas non-digital sehingga lebih efektif khususnya dalam waktu dan biaya. Dulu, ketika ingin melakukan perjalanan dengan pesawat terbang, kita diharuskan membeli tiket ke bandara secara langsung. Namun, sejak berkembangnya era digitalisasi dengan hadirnya berbagai platform yang menyediakan jasa penjualan tiket dengan metode daring, pembelian tiket pesawat saat ini dapat dilakukan dimana saja dengan memanfaatkan gadget yang kita miliki. Tidak dipungkiri bahwa era digitalisasi memberikan manfaat yang luar biasa yang sebelumnya belum pernah kita rasakan.
Dampak digitalisasi dapat dirasakan di banyak sektor, tak terkecuali sektor pendidikan. Pada hari Jumat, 13 Januari 2023 Fakultas Hukum Universitas Gadjah Mada (FH UGM) secara resmi melakukan launching tahap II terhadap sebuah platform digital yang dinamai EVIDEN “Environment Digital Services”. Proses launching EVIDEN dilakukan (diwakili) oleh Wakil Dekan Bidang Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Sistem Informasi Fakultas Hukum Universitas Gadjah Mada, Heribertus Jaka Triyana, dan Asep Wahyudin Purnomo selaku IT dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIPOL) Universitas Gadjah Mada. Acara tersebut diselenggarakan secara daring melalui platform zoom meeting.
EVIDEN diharapkan dapat membantu aktivitas-aktivitas baik yang sifatnya akademik maupun non-akademik di lingkungan FH UGM. “Mari kita coba menggunakan layanan akademik baik di S1, S2, dan S3 serta layanan kegiatan mahasiswa baik di LO, LSO, dan Komunitas dengan menggunakan sistem EVIDEN,” ucap Heribertus.
Asep menyebutkan, salah dua alasan digagasnya EVIDEN yakni untuk memenuhi tuntutan pemberian layanan yang responsif, akurat, cepat dan memuaskan serta hadirnya ecosystem digital berdampak signifikan bagi kemajuan organisasi. EVIDEN juga memiliki 4 pilar pengembangan, “Impacts yang akan berdampak dengan adanya EVIDEN yakni pertama, Layanan Services mulai dari mahasiswa, alumni hingga umum, kedua, Environment, Sensor, dan Tools, ketiga, Manajerial dan Manajemen, dan keempat, Riset dan Science,” tegas beliau.
Adapun layanan yang nantinya dapat diberikan EVIDEN sejauh ini terdapat 4 (empat) bagian pokok yakni, Pelayanan Persuratan Umum dan Perkuliahan baik untuk Mahasiswa Program Sarjana Reguler/IUP, Magister, dan Doktoral; Layanan Pendataan Prestasi Mahasiswa Program Sarjana; Layanan form Izin Kegiatan Mahasiswa /Lomba dengan ataupun tanpa Permintaan Bantuan Dana untuk Program Sarjana; dan Layanan Laporan LPJ Kegiatan Mahasiswa Program Sarjana. Alur akses EVIDEN oleh Mahasiswa dimulai dengan melakukan registrasi account EVIDEN terlebih dahulu baru kemudian mahasiswa dapat login dan mengakses layanan EVIDEN.
Setelah proses implementasi pada tahun 2023, EVIDEN pada tahun 2024 dan tahun 2025 diharapkan mampu memberikan manfaat yang lebih besar.
“EVIDEN pada tahun 2024 diharapkan mampu memberikan value plus bagi fakultas dan nantinya di tahun 2025 bayangannya bisa memberikan daya saing dan manfaat bagi masyarakat luas,” ujar Asep.
EVIDEN sebagai sistem yang masih baru dan berada dalam tahap pengembangan tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Heribertus mengucapkan, “Kami tetap meyakini bahwa sistem ini masih belum sempurna sehingga dengan adanya confident building selama satu bulan ini tim dapat memperbaiki dan menyempurnakan kembali, karenanya masukan-masukan yang ada dapat disampaikan kepada kami.”
EVIDEN diharapkan dapat efektif digunakan pada Semester Genap 2023, “Mulai hari ini sampai satu bulan kedepan rekan-rekan dapat melakukan registrasi di portal EVIDEN (S1, S2, dan S3) dan menghubungi saya dan/atau staff IT bila menemukan kesulitan-kesulitan. Selanjutnya kami akan melakukan pra kondisi dan berharap Semester Genap 2023 EVIDEN kita launching dan kita gunakan,” tegas Heribertus.
Penulis: Albert Suprayogi Ginting
Penyunting: Syahrico Radya Fachrezi
